英語のメールの書き方：同僚、知人、友人へ

メールというは、携帯のテキストとも電話とも手紙とも違います。

テキストで、カジュアルにさらっと返事ができればいいですが、時には少し長い英文メールを椅子に座って書かないといけないこともあります。

さらに、友達、同僚、上司など、相手によってメールの書き方、言葉使いまで変えなくてはいけません。

相手の気持ちを害することなく、自分の言いたいことをはっきりと伝えるためにも、英語でのメールの書き方を正しく学びましょう。この記事では、英語のメールの基本用語と、様々な相手に対する具体的なメールの書き方を紹介しています。

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英語でメールを書く時に知っておくべき基本用語

メールに関する基本用語を覚えるための簡単な方法は、メールアカウントの言語設定を英語に変えることです。ページのどこに何があるのかは、すでに分かっているはずなので、英単語が何を意味しているのかもすぐに理解できるはずです。これだけでも、信じられないくらいたくさんの新しい単語を学べます。

例えば、設定を英語にすることで次の４つの単語を学ぶことができるでしょう。

• Subject：メールの件名（内容についての説明です。）

• Recipient：メールの受信者

• Compose：メールを作成すること、書くこと（”compose”という単語は、通常音楽と関連して使われます。Composerとは作曲者のことです。）

• Attachment：メールに添付するファイル

あっという間に４つも新しい単語を学べましたね！

少し分かりにくいのが、 CC と BCC という基本用語です。ネイティブでも意味が分からない人もいるでしょう。CC にメールアドレスを加えると、複数の相手に同時にメールを送信することができます。BCC の場合も同じですが、他の受信者のアドレスを伏せて送ることができます。

では、CC と BCC は本来どういう意味なのでしょう？これは acronyms（頭文字語）、もしくはabbreviations（略語）といって、言葉の頭文字を繋げて略したものです。CCは“carbon copy” 、BCCは “blind carbon copy”の略語です。

CC：Carbon copy（カーボンコピー）

メールができる以前は、カーボン紙を使ってコピーされた手書きの（もしくはタイプされた）文書のことを“carbon copy”と読んでいました。片面にインクの層がある薄い灰色のカーボン紙を、領収書などで見たことがあるかもしれません。

紙の上にカーボン紙を重ね、その上に原本となる書類を置いてコピーしたい内容を書いていきます。そうすると、カーボン紙のインクが下の紙へ押し出されて、原本のコピーができるのです。この動画で実際にカーボン紙が使われているところを見てみましょう。

これで CC の意味が分かりましたね。つまりメールで使う CC とは、原文となるメールのコピーを誰かに送ることなのです。

BCC：Blind carbon copy（ブラインドカーボンコピー）

それでは blind carbon copy とはどういう意味でしょうか。人々がタイプライターを使っていた時代、秘書は文章のカーボンコピーを作っていました。その際、原本には受取人の名前を書かず、コピーができてから記入していたそうです。そうすることで、それを誰が受け取ったのか分からないようにしていたのです。blindとは、見えないことを意味します。これで BCC の意味も分かったでしょうか？

BCC をメールで使うのは、複数の相手に一斉送信する時です。 BCC を使うことで、お互いにメールアドレスが知られてしまうのを防ぐことができます。BCC を使うもう一つの目的は、全体のメールのやり取りに参加してもらう必要はないけれど、メールの内容を伝えたい相手に送る時です。

さて、これでメールの基本的なことは分かりました。では、英語でのメールの実際の書き方を学びましょう。

基本となる英語のメールの書き方

まず、メールを書く上での基本を押さえておきましょう。

• メールは通常、手紙より短く、テキストより長い。

• メールは、電話しなければいけないような緊急の際には使わない。

• 話す相手によって話し方を変えるように、相手によってメールの書き方を変える。

これらの基本を踏まえて、メールを書く時にはまず、なぜ電話や手紙ではなく、メールを選んだのかを考えてみましょう。考えてみた結果、テキストや電話の方がいいと思うかもしれません。

では、同僚や友人、知人にメールを書くのは、どのような時でしょうか。実際の書き方を見ながら考えていきましょう。

同僚や上司への英語のメールの書き方

仕事では、会議の計画などによくメールを使います。全ての情報を分かりやすく一箇所にまとめて共有することができるからです。個人個人で話して決めるのではなく、メールで一斉に情報を送信する方が、ずっと効率的なのです。

また、急ぎではない質問をする時にもメールが便利です。忙しそうな相手には、聞きたい内容をメールにまとめて送っておけば、後で見てもらうことができます。はっきりと要点をまとめ、できるだけ手短なメールを書くように心がけましょう。

書く内容

仕事のメールの書き方はビジネスレターに似ています。

メールには必ず次のことを記載しましょう。

• 挨拶：まずは挨拶と、メールを送る相手の名前を書きます。

• 自己紹介：あなたのことを知らない相手にメールを送るなら、短い自己紹介文を書きましょう。

• メールの目的：端的に要点をまとめ、メールを送る理由を伝えます。

• 詳細：メールの目的に関する必要な情報は全て書いておきましょう。受取人に実際にやってもらいたいことがあるならば、それも忘れずに記載してください。

• サイン：メールの最後には必ず自分の名前を書きましょう。

よく使うフレーズ

• “I hope you’re doing well.”（お元気でやっていることと思います。）
  挨拶を書いた後、このフレーズを最初に書くと自然にメールを始めることができます。

• “I hope this email finds you well.”（お元気でお過ごしのことと存じます。）
  この文章も上と似たような意味ですが、よりフォーマルです。

• “I just wanted to update you on…” （取り急ぎ…についての新しい情報をご報告します。）
   “I just wanted to let you know that…”（取り急ぎ…についてお伝えいたします。）
  メールの受信者とすでに共有していることに関する、簡単なアップデートがある時には、このように書き始めるといいでしょう。

• “Thank you for your time.”（お時間をいただきありがとうございます。）
• メールの最後には、読む時間を取ってくれたことに対してお礼をしましょう。

• “Sincerely,”（心から）
  この単語は、一般的に上司への手紙、メールのようなフォーマルな状況で使われます。最後に自分の名前の前に加えましょう。この言葉を添えることによって、メールへの真剣さや相手への配慮を伝えることができます。

業務メールのサンプル

同僚、仕事仲間への英語のメールの書き方。

Subject: Friday Lunch Meeting Time Changed to 11:30 a.m.

Hello Sally,

I hope you’re doing well today. This is [Your Name], from the marketing department. I wanted to update you on the lunch meeting we are having on Friday. The Friday lunch meeting has been moved from 11:00 a.m. to 11:30 a.m.

Please let me know if you will be able to attend the meeting at this new time.

Thank you for your time and I hope to see you there.

Sincerely,

[Your Name]

件名：金曜日のランチミーティングの時間が11時半に変更しました

サリー、こんにちは。

本日もお元気のことと思います。営業部の[自分の名前]です。金曜日のランチミーティングについてアップデートがあります。ランチミーティングは11時から11時半へと変更になりました。

この時間のミーティングに参加可能かどうかをご連絡ください。

お時間ありがとうございます。ミーティングでお会いできれば幸いです。

よろしくお願い致します。

[自分の名前]

知り合いへの英語のメールの書き方

ここでいう知り合いとは、友達ではないけれど、会ったことはあるような人のことです。

このような相手に連絡をしたい時にはメールが最適です。あまりゆっくり話をしたことのない人や、どこかで偶然知り合った人に対して、電話やテキストで連絡を取るのは、少し気まずさがあるものです。

書く内容

知り合いへのメールは、仕事のメールよりカジュアルで、内容はもっと個人的です。自分のことや、メールをした理由をさらに詳しく書くことができるでしょう。場合によっては、それらを書かなければメールの内容が相手に伝わらなくなってしまうかもしれません。

お互いにまだよく知らない相手にメールを送る時は、次のことを忘れずに書くようにしましょう。

• 挨拶：いつもと同じように、まずは挨拶からはじめます！ファーストネームを使うか、ラストネームを使うかは、相手との関係性で判断してください。

• どうやって知り合ったのか：相手とどこで出会ったのか、最後にいつ会ったのかを伝えましょう。そうすることで相手は、誰からのメールなのかをはっきりさせることができます。

• 相手に対するポジティブな感想：前回会った時の会話がどれほど楽しかったか、もしくは新しい職場で昇進したことのお祝いなど、明るい情報を書きましょう。相手との何か特定の思い出などを書くことで、あなたが相手を気にかけていることを伝えることができます。

• メールを書いた理由：なぜこのメールを書いているのでしょうか？相手の近況を知りたいからですか？それとも、何か手を貸して欲しいことがあるからですか？理由を明確にしておきましょう。

• サイン：返信を期待していることを丁寧に相手に伝え、それから自分の名前を書きましょう。

よく使うフレーズ

• “Long time no see.”（お久しぶりです）
  相手としばらく会っていないなら、このフレーズでカジュアルにメールを始めましょう。

• “I’d love to catch up.”（どうしていましたか。）
  “catch up”とは、最後に会ってから今までの状況を報告し合う、という意味があります。しばらく会っていない人にメールを送る時には、このフレーズを使いましょう。

• “Keep in touch.”（連絡を取り合おうね。）
  これは相手と定期的に連絡を取りたいと思っている時に使うフレーズです。最近知り合った人に使うといいでしょう。

• “I look forward to hearing from you.”（お返事を待ってます。）
  自分の名前を書く前に、このフレーズを使って返事を待っていることを伝えましょう。もう少しカジュアルに“Looking forward to hearing from you.”（返事を待ってるよ。）と書くこともできます。

• “Best wishes,”（成功を祈ります）
  知り合いへのメールに “sincerely”を使うと、少しフォーマルすぎるかもしれません。代わりにこのフレーズや、”Best”というフレーズを、最後の自分の名前の上に加えておきましょう。

知り合いへのシンプルなメールサンプル

知り合いへ送るメールの書き方です。

Hi Simon,

This is [Your Name]—we met at the New Year’s party at Sally’s last year. Long time no see! Congratulations on your recent promotion, you deserved it for all the hard work you do.

I’m emailing to see if you’d like to meet up sometime to catch up. I’m in your city for a few weeks and I would love to chat with you.

I look forward to hearing from you.

Best wishes,

[Your Name]

こんにちは、サイモン。

去年、サリーの家の新年会で会った[自分の名前]です。久しぶりですね！昇進おめでとうございます。頑張りが実ったのでしょうね。

また今度会って、近況を報告できたらなあと思ってメールしました。数週間そちらの街に滞在するので、会えたら嬉しいです。

お返事待ってます。

では。

[自分の名前]

友達へ送る英語のメールの書き方

最近は友達と話す手段として、テキストやチャットアプリを使うことも増えてきました。親しい友達なら、メールよりも、ただ会って話すことの方が多いかもしれません。でも時には、メールがベストな選択肢になることもあります。

テキストには入りきらないような長い文章を送りたい時や、複数のリンクやファイルを添付したい時、または離れた友達と連絡を取る時などはメールを使うと便利です。

書く内容

友人へのメールはとてもカジュアルで、決まった構成もありません。でも、友達がメールを理解できるように、入れておくべき文章がいくつかあります。

• 挨拶：本文に入る前には挨拶をしましょう！

• メールをした理由：テキストではなく、なぜメールにしたのか説明しましょう。すぐに伝えたい内容を書き始めてもいいでしょう。

• サイン：友達にメールする場合は、名前を書かないこともあります。名前の代わりに“talk to you later”（あとで話そうね）だけで、終えることもあるでしょう。

よく使うフレーズ

• “How’s it going?”（調子はどう？）
  近況を聞くカジュアルな挨拶です。

• “Just wanted to tell you…”（ただ…を伝えたかっただけなんだけど。）
  メールを書き始める便利な言い回しです。この文章には”I”がないことに注意しましょう。これは友達にそのまま話しているような書き方なので、本来であれば”I”から文章を始めます。

• “Talk to you later.”（後で話そうね。）
  頭文字をとって“TTYL”と書いても同じ意味になります。

よく使われる頭文字語を覚えましょう。オンライン上のやり取りでは頭文字語が頻繁に使われます。CC や BCC の説明でも見たように、頭文字語とはフレーズのそれぞれの頭文字をとって省略したものです。すでに知っている方もいるかもしれませんが、例えば “lol”は、“laughing out loud”の頭文字をとったもので、何か面白いジョークなどを言うときに使います。“oh my god”は“omg”と書き、びっくりしたことを表現できます。無理に使う必要はないので、自分にしっくりくる言葉を使いましょう！友達へのメールは、単に少し長いテキストだと思っていれば大丈夫です。

友達へのメールサンプル

友達へのメールはこのように書きます。

Hey Sam,

How’s it going? I was going to text you, but then I realized I had too much to say!

Sorry I didn’t answer your text right away earlier, I was at a lunch meeting. It was soooo boring lol. After the meeting we had pizza and soda though, so everyone was happy.

You know that I’m visiting New York atm*, right? Well I’m meeting with an old friend tomorrow and I wanted to get your thoughts on it. He’s the guy I met last year at that awesome New Year’s party. The one with the really nice shoes, remember?

And guess what. I have no idea how I should dress. Help!

[Your Name]

やあサム、

調子はどう？テキストしようと思ったけど、なんだか言うことがたくさんあって！

テキストへの返事が遅くなってごめん。ランチミーティングだったんだ。すごい退屈だったよ（笑）。まあ、会議の後にピザとソーダを食べたから、みんな喜んでいたけど。

今、ニューヨークに滞在中なのは知ってるよね？実は明日、昔の友達と会うから、ちょっとアドバイスが欲しいと思って。去年のニューイヤーパーティーで会った男性なんだけど、あのかっこいい靴履いていた人。覚えてる？

それでさ、何を着て行ったらいいか分からないんだよ。助けて！

[自分の名前]

*注意：atmは“at the moment”の頭文字語で、「今」という意味です。

 

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さて、今回ご紹介した英語のフレーズやメールのサンプルを参考にすれば、どんな相手へも適切なメールを書くことができるはずです。メールの書き方をマスターして、英語をさらに楽しく、自由に使いこなしましょう！